Ca antreprenor, nu este nevoie să fii expert contabil, dar e esențial să știi ce rol au documentele contabile din firma ta. În primul rând pentru că acestea stau la baza deciziilor financiare, dar și pentru că sunt primele lucruri verificate în cazul unui control fiscal.

Acest articol explică pe înțelesul tău cele mai importante documente pe care ar trebui să le cunoști, indiferent de cât de mare este firma ta.

1. Registrul Jurnal și Registrul Inventar

Acestea sunt baza înregistrării contabile:

• Registrul Jurnal înregistrează cronologic toate operațiunile firmei (încasări, plăți, achiziții, vânzări etc.).

• Registrul inventar oferă o imagine actualizată a ceea ce deții la un moment dat.

De ce contează?

Pentru că orice decizie bună începe cu o evidență corectă și actualizată. Fără ele, niciun raport nu are consistență.

2. Balanța de verificare

E unul dintre cele mai urmărite documente interne.

Balanța de verificare îți arată, pe scurt, dacă toate conturile sunt echilibrate (debite = credite).

Ce îți oferă:

• confirmarea faptului că înregistrările contabile sunt corecte din punct de vedere matematic;

• o privire de ansamblu asupra pozițiilor importante (cash, furnizori, clienți, cheltuieli etc.).

Mulți antreprenori o folosesc lunar ca o verificare rapidă a sănătății financiare.

3. Situațiile financiare (bilanțul și contul de profit și pierdere)

Aceste două documente sunt cele care „arată” cum a funcționat firma într-un an fiscal:

• Bilanțul te ajută să afli ce deții și ce datorezi la sfârșit de an;

• Contul de profit și pierdere arată cum ai ajuns la profit sau pierdere.

De ce le urmărești: Chiar dacă firma este mică, aceste documente îți arată realitatea financiară, mai precis decât orice intuiție.

4. Registrul de casă și de bancă

Sunt documentele care îți arată fluxul de numerar real:

• Registrul de casă reprezintă încasările și plățile făcute numerar;

• Registrul de bancă se referă la tranzacțiile din conturile firmei.

Este o confuzie frecventă ca antreprenor să privești cash-ul din cont ca fiind întotdeauna „profitabil”, dar fluxul de numerar trebuie urmărit separat pentru a vedea dacă poți acoperi plăți curente, salarii, taxe etc.

5. Declarațiile fiscale depuse

Nu este un singur document, ci este un set de declarații de la D100, D112, D700 până la declarațiile de TVA (D300, D301, D390, D394) sau de impozit pe profit (D101).

Important este să știi:

• ce ai depus,

• când ai depus,

• și ce s-a raporta(t) efectiv.
  
  

De multe ori, diferențele între ce crezi că a fost depus și ce este recunoscut de autorități apar din interpretări greșite sau erori de raportare.