Control ITM: ce verifică inspectorii și cum te pregătești fără stres

Un control al Inspectoratului Teritorial de Muncă (ITM) poate părea intimidant, mai ales dacă nu ai mai trecut printr-o astfel de situație. În realitate, cu o organizare corectă, un control ITM este previzibil și gestionabil.

Scopul inspectorilor nu este sancționarea automată a angajatorilor, ci verificarea respectării legislației muncii și a condițiilor legale în care își desfășoară activitatea angajații.

Ce urmărește, concret, un control ITM

În cadrul unui control ITM sunt verificate, în principal, următoarele aspecte:

Contractele individuale de muncă și REGES

Toți angajații trebuie să aibă contracte de muncă încheiate în formă scrisă, semnate și înregistrate în REGES, cu toate modificările operate la timp. Munca prestată fără contract sau fără înregistrare este sancționată sever.

Dosarele de personal

Pentru fiecare angajat trebuie să existe un dosar complet, care să conțină documentele prevăzute de lege: contractul de muncă, actele adiționale, fișa postului, actele medicale, documentele de evaluare, cereri și decizii relevante.

Evidența timpului de lucru

Pontajul trebuie ținut la zi și să reflecte realitatea: ore lucrate, pauze, ore suplimentare, muncă de noapte sau în zilele de repaus. Evidența poate fi ținută și electronic, dar trebuie să fie disponibilă la control.

Salarizarea și contribuțiile sociale

Inspectorii verifică dacă salariile sunt acordate conform contractelor, dacă există dovada plății acestora și dacă obligațiile fiscale aferente sunt declarate și achitate la termen.

Condițiile de muncă și securitatea angajaților

Respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă (SSM) este obligatorie. Se verifică existența documentelor, instruirile efectuate și aplicarea efectivă a măsurilor de protecție.

Tipuri de control ITM

Un control ITM poate îmbrăca mai multe forme:

Control de fond

Este un control amplu, care poate viza activitatea companiei pe o perioadă mai lungă de timp, inclusiv anii anteriori. Se verifică modul general de aplicare a legislației muncii și, dacă este cazul, a contractului colectiv de muncă.

Control tematic

Este orientat pe o temă specifică sau un domeniu anume, de regulă într-un interval scurt de timp. Exemple: respectarea timpului de muncă, protecția maternității, munca zilierilor, muncă la distanță.

Control de campanie

Face parte din acțiuni planificate ale ITM și urmărește, de obicei, combaterea muncii nedeclarate, respectarea repausului legal, condițiile de muncă în perioade cu temperaturi extreme etc.

Control anunțat vs. control inopinat

Inspectorii ITM pot veni atât cu înștiințare prealabilă, cât și inopinat, fără anunț.

În cazul unui control inopinat, se solicită frecvent:

– evidența orelor de muncă, completată la zi

– copii ale contractelor de muncă la locul desfășurării activității

– explicații privind prezența oricăror persoane fără contract activ (interviuri, stagii, perioade de probă)

De asemenea, inspectorii pot solicita declarații scrise de la angajați, în care aceștia sunt întrebați despre:

– data angajării

– programul și norma de lucru

– salariul brut și net

– ore suplimentare sau de noapte

Este important ca angajații să fie informați și să cunoască aceste elemente, pentru a evita declarații eronate care pot crea probleme inutile.

Documente verificate frecvent la un control ITM

În practică, inspectorii solicită, printre altele:

– pontaje și condici de prezență

– contracte individuale de muncă

– Regulamentul Intern

– dovada inițierii negocierii colective sau contractul colectiv, dacă este cazul

– Registrul Unic de Control

– state de plată și dovezi de achitare a salariilor

– situația concediilor de odihnă

– fișe de aptitudine medicală

– documente de delegare sau detașare

– dosarele de personal ale salariaților activi și încetați

Sancțiuni în cazul nerespectării legislației

Conform Codului Muncii, primirea la muncă fără respectarea condițiilor legale poate fi sancționată cu amenzi de până la 40.000 lei pentru fiecare persoană, fără a depăși cumulativ 1.000.000 lei.

Sunt sancționate, printre altele:

– munca fără contract individual de muncă

– munca fără înregistrarea contractului în REGES înainte de începerea activității

– munca prestată în perioada de suspendare a contractului

– munca în afara programului stabilit pentru contractele part-time

Cum te pregătești eficient pentru un control ITM

Pregătirea nu începe în ziua controlului, ci mult mai devreme.

– verifică periodic contractele și REGES

– ține dosarele de personal complete și actualizate

– asigură-te că pontajele reflectă realitatea

– verifică statele de salarii și documentele de plată

– informează angajații cu privire la drepturile și obligațiile lor

Un audit intern de HR și o corelare corectă între evidențele de personal, salarizare și contabilitate reduc semnificativ riscurile.

Concluzie

Un control ITM nu este o amenințare, ci un test al organizării interne. Companiile care tratează relațiile de muncă cu seriozitate și ordine trec prin aceste verificări fără stres și fără consecințe.

Cu procese clare și sprijin specializat în zona de contabilitate și HR, controlul ITM devine o etapă ușor de gestionat, nu un motiv de îngrijorare.

Iată principalele aspecte vizate la un control ITM:

• Contractele de muncă și înregistrarea în REGES – toți angajații trebuie să aibă contracte înregistrate și actualizate la zi.

• Dosarele de personal – fiecare angajat trebuie să aibă dosar complet, cu documentele prevăzute de lege.

• Pontaj și evidența timpului de lucru – programul trebuie să fie corect înregistrat și respectat.

• Salarizare și contribuții sociale – inspectorii verifică dacă salariile sunt plătite corect și contribuțiile declarate la timp.

• Condițiile de muncă și securitatea angajaților – respectarea normelor de sănătate și securitate în muncă (SSM) este obligatorie.

Cum să fii pregătit pentru un control ITM:

• Asigură-te că toate contractele sunt corect încheiate și raportate.

• Păstrează dosarele de personal actualizate și ușor de prezentat.

• Ține la zi pontajul și respectă reglementările privind orele suplimentare.

• Verifică declarațiile fiscale și plățile de contribuții.

• Colaborează deschis cu inspectorii și răspunde prompt la solicitările lor.

  
  

Un control ITM nu trebuie privit ca o amenințare, ci ca o ocazie de a confirma că afacerea ta respectă legea și că angajații lucrează într-un cadru corect și sigur. Cu o bună organizare și cu sprijinul specialiștilor în contabilitate și HR, tot procesul devine simplu și lipsit de stres.