REGES fără bătăi de cap: ce trebuie să știe orice angajator

Pentru orice business care are cel puțin un angajat, REGES face parte din infrastructura de bază. Nu este un instrument opțional și nici un detaliu administrativ de trecut rapid pe listă. Este registrul oficial prin care statul vede, în timp real, cum sunt gestionate relațiile de muncă din compania ta.

REGES – Registrul General de Evidență a Salariaților – este administrat de Inspecția Muncii și funcționează ca o bază de date centrală, obligatorie pentru toți angajatorii. Aici se regăsesc informațiile esențiale despre contractele de muncă: când începe activitatea, în ce condiții, ce se modifică pe parcurs și când se încheie relația contractuală.

Pentru antreprenori, miza nu este completarea în sine, ci corectitudinea și momentul în care aceste informații sunt transmise.

De ce REGES nu este „doar o raportare”

În practică, REGES este unul dintre primele lucruri verificate într-un control ITM. Nu pentru că ar fi complicat, ci pentru că oferă o imagine clară și rapidă asupra modului în care un angajator respectă regulile de bază ale relațiilor de muncă.

Cele mai multe probleme apar din două motive:

– informații transmise cu întârziere

– informații transmise incomplet sau incorect

De cele mai multe ori, nu vorbim despre intenții greșite, ci despre lipsa unei imagini de ansamblu asupra obligațiilor reale.

Cine are obligația de a utiliza REGES

Obligația revine tuturor angajatorilor care încheie contracte individuale de muncă, indiferent de forma de organizare sau dimensiunea businessului:

• persoanele juridice sau fizice (SRL, SA, PFA cu angajați, până la ONG-uri, cabinete individuale etc.)

• instituțiile și autoritățile publice ori alte entități juridice care au personal angajat pe bază de contract de muncă

• misiunile diplomatice, oficiile consulare și reprezentanțele organizațiilor internaționale acreditate în România

Numărul de angajați nu schimbă regulile. Schimbă doar complexitatea administrării.

Ce informații se transmit în REGES

REGES nu reflectă doar existența unui contract, ci viața lui completă. Asta înseamnă că orice moment relevant din relația de muncă trebuie înregistrat.

Angajarea

Datele contractului trebuie transmise înainte ca angajatul să înceapă efectiv activitatea. Nu în prima zi de lucru, nu ulterior. Din perspectiva autorităților, munca prestată fără înregistrare prealabilă este considerată muncă nedeclarată.

Modificările contractuale

Orice schimbare care afectează elementele esențiale ale contractului trebuie raportată:

– salariul

– funcția

– norma de lucru

– tipul contractului

Faptul că există un act adițional semnat nu este suficient. Informația trebuie să existe și în REGES, în termenul legal.

Suspendările

Concediile fără plată, concediile medicale, concediul pentru creșterea copilului sau alte situații similare presupun suspendarea contractului. Aceste perioade trebuie înregistrate distinct, cu date exacte.

O suspendare neînregistrată corect poate genera neconcordanțe serioase între documente, state de plată și evidențele oficiale.

Încetarea contractului

La finalul relației de muncă, încetarea trebuie raportată în REGES, împreună cu temeiul legal. Din nou, decizia internă nu este suficientă dacă nu este reflectată și în registru.

Termenele – punctul critic în REGES

REGES funcționează pe principii foarte clare: datele se transmit la timp sau nu se transmit corect. Nu există spațiu real pentru „corectăm ulterior”.

Cele mai frecvente sancțiuni apar din:

– raportări făcute după termen

– raportări făcute „din rutină”, fără a ține cont de situația concretă

– lipsa corelării dintre HR, contabilitate și documentele interne

Pentru antreprenor, riscul nu este doar amenda, ci și timpul pierdut, stresul și energia consumată într-un control care putea fi evitat.

Cine poate opera efectiv în REGES

Din punct de vedere tehnic, REGES poate fi gestionat:

– de angajator

– de un angajat desemnat

– de un prestator extern (contabil, specialist HR), pe bază de împuternicire

Este important de reținut un lucru esențial: responsabilitatea legală rămâne la angajator, indiferent cine face efectiv operările.

De ce REGES trebuie corelat cu contabilitatea

REGES nu funcționează izolat. El este strâns legat de:

– statele de salarii

– declarațiile fiscale

– deciziile interne de management

– politicile de personal

Orice neconcordanță între aceste zone devine vizibilă rapid într-un control. De aceea, abordarea corectă nu este „cine completează REGES”, ci cum este integrat în ansamblul proceselor financiare și administrative.

REGES gestionat corect înseamnă stabilitate

Un REGES bine administrat nu se vede în mod special în perioadele liniștite. Se simte atunci când:

– apare un control

– există o dispută de muncă

– businessul crește și apar situații mai complexe

– antreprenorul vrea claritate, nu improvizație

Gestionarea corectă a REGES nu este despre rigiditate birocratică, ci despre ordine, predictibilitate și siguranță. Exact acele lucruri care permit unui antreprenor să se concentreze pe decizii, nu pe corectarea unor probleme administrative.

Cu un partener contabil care înțelege atât legislația, cât și realitatea antreprenorială, REGES devine un proces clar, previzibil și fără bătăi de cap.