În ce ordine construiești o afacere: pași practici + ce greșeli să eviți

Deschiderea unei afaceri este mai mult decât o formalitate. Este un proces logic și secvențial. Dacă îl abordezi în ordine, vei avea o bază solidă, reducând bătăile de cap, corecțiile costisitoare și riscurile neprevăzute.

1. Înțelege clar ce vrei să faci

Înainte de orice altă decizie, descrie în 1–2 propoziții clar și concis activitatea principală pe care o vei desfășura. Scrie cine este clientul tău ideal și cum ajunge el la produsul sau serviciul tău — este important să ai o imagine despre modul în care vei genera cerere și venituri. În plus, fă o estimare realistă a cash-flow-ului pentru primele 6–12 luni: nu trebuie să fie cifre exacte, ci o proiecție logică care îți arată cum intră și cum ies banii în companie în perioada de start.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori aleg forma juridică pe baza unor criterii superficiale, de exemplu: ceea ce au auzit că e „mai avantajos fiscal” sau „cel mai folosit de alții”, fără să analizeze în mod real cum se potrivește acea formă juridică cu activitatea specifică, volumul estimat de venituri, modul în care vor retrage banii sau riscurile legate de responsabilitate și contabilitate.

Această abordare duce, în practică, la:

– dificultăți în alegerea formei juridice și fiscale potrivite pentru activitatea reală;

– planuri financiare neconforme cu realitatea operațională și cu ritmul în care apar veniturile și cheltuielile;

– probleme în definirea obiectelor de activitate (CAEN), ceea ce poate genera neconformități la autorități sau imposibilitatea de a factura pentru serviciile/produsele oferite.

2. Decide dacă este momentul potrivit să înființezi firma

Înainte să mergi la Registrul Comerțului, clarifică dacă ideea ta este suficient de validată încât să genereze venituri pe termen mediu. Analizează dacă ai deja potențiali clienți, oferte concrete sau contracte care ar susține cheltuielile de funcționare. În paralel, fă o evaluare a costurilor fixe inițiale și recurente (de exemplu: servicii de contabilitate, taxe, instrumente digitale, chirii sau abonamente), astfel încât să știi dacă resursele disponibile susțin o entitate formală înainte de a o înființa.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori înființează firma prea devreme, presupu­nând că simpla existență a unui entuziasm sau a unei idei le garantează automat venituri și stabilitate — fără să aibă un plan concret de monetizare sau cerere clară din partea pieței.

Această abordare duce, în practică, la:

– costuri operaționale încă din prima lună, fără venituri suficiente pentru acoperirea lor;

– obligații fiscale și de raportare active imediat după înființare, chiar dacă activitatea nu a început efectiv;

– presiune financiară și administrativă care poate deturna eforturi de la dezvoltarea reală a afacerii.

3. Alege forma de organizare potrivită (SRL, PFA, etc.)

Înainte de a decide forma juridică, fă o analiză simplă și pragmatică: estimează volumul de venituri și cheltuieli pe care îl prevezi în primul an și pe termen mediu. Gândește cum vei retrage banii din firmă — dacă te vei plăti prin salariu, dividende sau alte mecanisme — pentru că forma juridică influențează fiscalitatea acestor decizii. Ia în calcul nu doar taxele imediate, ci și responsabilitățile legale, cerințele de evidență, modul de raportare și riscurile personale (de exemplu, răspunderea personală în cazul PFA comparativ cu răspunderea limitată a unui SRL).

Greșeli frecvente:

– Alegerea formei juridice doar pentru că ai auzit de la prieteni că „așa e mai ieftin fiscal”, fără verificarea în contextul propriei afaceri.

– Copierea structurii juridice a altor afaceri fără a lua în considerare diferențele de activitate, volume sau modele de încasări.

– Ignorarea implicațiilor fiscale, contabile și de responsabilitate personală — de exemplu: diferența dintre impozit pe venit și impozit pe profit sau între răspunderea personală a unui PFA și protecția oferită de un SRL.

Ce obții dacă o faci corect:

– o structură fiscală și operațională adaptată realității modelului tău de business, cu taxe și responsabilități bine înțelese;

– claritate în modul în care vei retrage resurse din firmă (salarii, dividende sau alte mecanisme) fără surprize fiscale;

– o bază contabilă și legală solidă care susține creșterea fără nevoia de restructurare în viitor.

4. Pune actele în ordine abia după ce ai clarificat structura

După ce ai clarificat activitatea, momentul formalizării și forma de organizare, poți trece la partea administrativă. În această etapă, ai două opțiuni: fie gestionezi direct procesul de înființare, fie apelezi la un avocat sau un specialist care se ocupă de redactarea și depunerea documentelor. Indiferent de variantă, este important ca actele de înființare să fie completate în mod coerent cu structura aleasă — statutul firmei, obiectele de activitate (codurile CAEN relevante), sediul social și forma de asociere. Deschiderea unui cont bancar separat pentru firmă și înregistrarea acesteia la Registrul Comerțului și la autoritățile competente completează procesul de formalizare.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori tratează această etapă ca pe o simplă formalitate și semnează documentele fără să înțeleagă implicațiile fiscale, juridice și operaționale ale informațiilor declarate. Chiar și atunci când apelează la un intermediar, nu verifică dacă structura juridică aleasă reflectă activitatea reală și planurile de dezvoltare ale businessului.

Această abordare duce, în practică, la:

– documente constitutive care nu reflectă corect activitatea firmei și necesită modificări ulterioare;

– probleme legate de sediul social, obiectul de activitate sau forma de asociere, care pot genera blocaje administrative;

– costuri suplimentare și timp pierdut pentru actualizarea actelor atunci când apar schimbări firești în business.

5. Pune contabilitatea să funcționeze din prima zi

De la momentul înființării firmei, asigură-te că există un cadru clar pentru evidența contabilă și fiscală. Stabilește împreună cu contabilul un calendar de raportare pentru primul an, care să includă principalele declarații și termene legale, astfel încât să știi din timp ce obligații apar, chiar și în perioadele fără activitate. În paralel, organizează o evidență simplă și consecventă a fluxurilor financiare — încasări, plăți, facturi emise și primite — astfel încât informațiile să fie corecte și ușor de urmărit încă de la început.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori tratează contabilitatea ca pe ceva ce poate fi „pus la punct mai târziu”, după ce apar primele venituri sau după ce activitatea devine constantă. Documentele sunt strânse fără o structură clară, iar obligațiile fiscale sunt descoperite pe parcurs, nu planificate.

Această abordare duce, în practică, la:

– pierderea controlului asupra tranzacțiilor și a poziției financiare reale;

– depășirea termenelor declarative, inclusiv în perioade fără activitate;

– erori contabile care devin greu și costisitor de corectat ulterior.

6. Planifică cash-flow-ul ca pe o obligație, nu ca pe o opțiune

Construiește încă de la început un calendar financiar lunar care să îți arate clar ce sume intră și ce sume ies din afacere. Urmărește constant termenele de plată — salarii, taxe, chirii, furnizori — și corelează-le cu momentele reale de încasare. În paralel, fă simulări simple pentru scenarii mai puțin favorabile: ce se întâmplă dacă încasările întârzie, dacă un client nu plătește la timp sau dacă apar cheltuieli neprevăzute. Aceste exerciții te ajută să înțelegi cât de rezistent este businessul tău în practică, nu doar pe hârtie.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori se uită exclusiv la profitul contabil și presupun că, dacă afacerea „iese pe plus”, banii vor fi automat disponibili. Cheltuielile recurente sunt tratate superficial, iar diferența dintre rezultatul contabil și cash-ul efectiv din cont este ignorată până când apar blocaje.

Această abordare duce, în practică, la:

– lipsă de lichiditate, chiar și în perioade cu vânzări bune;

– dificultăți în onorarea plăților curente (salarii, taxe, furnizori);

– decizii reactive, luate sub presiune, în loc de decizii planificate.

7. Construiește procese scalabile

Încă de la început, definește procese simple pentru operațiunile recurente ale afacerii tale. Creează liste de verificare clare pentru activități precum facturarea, gestionarea documentelor de personal (doar dacă ai angajați, inclusiv înregistrările în REGES), depunerea declarațiilor fiscale și arhivarea documentelor. Alege soluții digitale (cloud) pentru urmărirea documentelor și a plăților, astfel încât informațiile să fie accesibile, ordonate și ușor de urmărit. Completează aceste procese cu o rutină lunară de verificare, care să îți ofere siguranța că toate obligațiile sunt îndeplinite și că afacerea poate crește fără haos administrativ.

Greșeala frecventă:

Mulți antreprenori se bazează pe procese informale care „funcționează azi” și amână organizarea până când afacerea devine mai complexă. Documentele ajung să fie împrăștiate în emailuri, foldere locale sau pe hârtie, iar activitățile recurente sunt gestionate din memorie, nu printr-un sistem clar.

Această abordare duce, în practică, la:

– pierdere de timp în căutarea informațiilor și refacerea unor pași deja parcurși;

– apariția erorilor administrative și fiscale;

– creșterea efortului de corectare pe măsură ce afacerea se dezvoltă.

Concluzie: ordinea corectă te face liber să crești

O afacere nu este un set de formalități bifate la început, ci un flux coerent de decizii care se leagă între ele. De la claritatea asupra a ceea ce faci, la momentul în care alegi să formalizezi, modul în care îți structurezi activitatea, felul în care o pui pe hârtie și disciplina cu care o ții sub control financiar, fiecare pas influențează stabilitatea întregului business.

Atunci când urmezi o ordine logică și eviți deciziile luate din grabă sau din imitație, ajungi să construiești un sistem care îți oferă vizibilitate reală asupra banilor, reduce riscul de erori administrative și fiscale și îți permite să iei decizii informate, nu reactive. În loc să consumi energie pentru corectarea unor probleme apărute din organizare deficitară, îți poți concentra atenția pe ceea ce contează cu adevărat: dezvoltarea sănătoasă a afacerii tale.